“Para observador menos atento, o Brasil continuaria fazendo reforma para manter tudo como sempre foi.”
(Nelson Mannrich)
Com a promessa de desburocratizar as dificuldades enfrentadas pelas empresas brasileiras (urbanas e rurais), e tornar mais simples o ambiente de negócios, o governo federal impulsionou a criação do e-social. Com amparo no decreto 8373/2014, o e-social visa descomplicar e garantir os direitos previdenciários e trabalhistas dos empregados e ampliar a capacidade de fiscalização do Estado, tudo em busca de melhoria na formulação das políticas públicas.
O setor de RH das empresas enfrenta uma enxurrada de obrigações mensais (online e off-line) tendo que enviar inúmeros documentos e arquivos aos órgãos públicos como Caixa Econômica Federal, Receita Federal, Previdência Social. O novo sistema visa facilitar este trabalho unificando os envios e interligando empresas e órgãos. Há quem afirme que não irá diminuir o trabalho do setor de RH, muito pelo contrário, afinal existem muitas telas e campos a serem preenchidos e a alimentação do programa deverá ser diária, pois nada dentro do sistema poderá ser realizado de forma retroativa e regras devem ser seguidas a risca. Como exemplos, podemos citar as admissões e demissões que devem ser informadas assim que ocorrerem, pois o trabalhador não poderá iniciar suas atividades enquanto o arquivo não for lançado; o mesmo ocorre com as mudanças no horário de trabalho que deveram ser informadas no dia exato da mudança mesmo que este trabalhador não tenha necessidade de marcação do ponto; Já a folha de pagamento deverá ser enviada no dia 7 do mês seguinte.
Assim, toda vez que o envio de informações for realizado, o profissional do RH receberá um protocolo de validação do recebimento por parte da Receita Federal.
Através do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), as empresas poderão de um único lugar realizar 15 (quinze) prestações de informações ao Governo, quais sejam:
· Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência social (GFIP);
· Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
· Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
· Livro de Registro de Empregados (LRE);
· Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
· Comunicação de Dispensa (CD);
· Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
· Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
· Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) ;
· Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) ;
· Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
· Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
· Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
· Guia da Previdência Social (GPS);
· Folha de pagamento.
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Importante frisar que o e-social será implantado em 3 (três) etapas (grandes empresas, demais empresas e órgãos públicos) sendo que a primeira delas já esta em uso desde 1º de janeiro de 2018 para as empresas que obtiveram faturamento superior a 78 milhões anuais (2016). Já a segunda etapa que se inicia em 16 de julho de 2018, tem como alvo as demais empresas (micro, pequenas, médias) com faturamento inferior a 78 milhões, aqui ficam incluídas também as MEIs e pessoais físicas que possuam um empregado.
Para estas empresas que vão iniciar no e-social em 16 de julho de 2018 é importante saber que todo trabalho poderá ser feito em 5 (cinco) fases distintas, quais sejam:
· Julho 2018: Envio apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas;
· Setembro 2018: Nesta fase, as empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas, como admissões, afastamentos e desligamentos;
· Novembro de 2018: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;
· Janeiro 2019: Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada;
· Janeiro 2019: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.
São tantas mudanças, datas, que num primeiro momento o susto é grande, porém as previsões são otimistas.
Não importa o tamanho da sua empresa, você precisará estar atento as revoluções tecnológicas que vem pela frente, tudo será uma questão de adaptação, disciplina e muito trabalho.
Aline Cristina Massa de Castro
Assistente Jurídica
Andréa Oliveira Sociedade Individual de Advocacia
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